BIO OIL GROUP sa hlási k integrite, transparentnosti a dodržiavaniu právnych predpisov vo všetkých oblastiach podnikania. Aby bolo možné dôverne oznamovať porušenia, nezrovnalosti a obavy, prevádzkuje BIO OIL GROUP oznamovací kanál v súlade so smernicou EÚ o ochrane oznamovateľov (2019/1937), nemeckým zákonom o ochrane oznamovateľov (HinSchG) a rakúskym zákonom o ochrane oznamovateľov (HSchG). Pokiaľ jednotlivé spoločnosti skupiny nedosahujú prah zamestnancov podľa týchto zákonov (v Nemecku 50 zamestnancov podľa § 12 ods. 2 HinSchG), je kanál prevádzkovaný dobrovoľne, aby mali všetci oznamovatelia – bez ohľadu na veľkosť spoločnosti – k dispozícii chránenú cestu pre oznámenie.
Kto môže oznamovať a čo možno oznamovať
Kanál je otvorený všetkým súčasným aj bývalým zamestnancom, uchádzačom o zamestnanie, dodávateľom, zákazníkom, obchodným partnerom a iným tretím stranám, ktoré získali relevantné informácie v rámci svojej profesijnej činnosti. Oznámenia sa môžu týkať najmä:
Diskriminácie, obťažovania alebo šikany na pracovisku
Korupcie, úplatkárstva, konfliktu záujmov alebo prania špinavých peňazí
Porušení pravidiel bezpečnosti práce, zdravia alebo ochrany životného prostredia
Porušení ochrany osobných údajov, IT bezpečnosti alebo dôvernosti
Účtovných podvodov, sprenevery alebo iných finančných nezrovnalostí
Porušení povinností v rámci dodávateľského reťazca, ľudských práv alebo udržateľnosti (LkSG, CSDDD)
Ďalších závažných porušení zákonov, predpisov alebo nášho Kódexu správania
Ochrana oznamovateľa
BIO OIL GROUP zaručuje všetkým oznamovateľom konajúcim v dobrej viere rozsiahlu ochranu. Konkrétne to znamená:
Prísnu dôvernosť každého prijatého oznámenia
Zákaz akýchkoľvek odvetných opatrení (výpoveď, preloženie, tolerovanie šikany, prekážky v kariére, disciplinárne opatrenia alebo porovnateľné znevýhodnenia)
Nezávislé spracovanie vyhradenou compliance funkciou (pozri oddiel 'Zodpovednosť')
Obrátenie dôkazného bremena v prípade podozrenia z odvety: spoločnosť musí preukázať, že prípadné znevýhodnenie nesúvisí s oznámením
Zneužívajúce oznámenia sa preskúmajú, ale nebudú použité proti oznamovateľovi, ak sám oznamovateľ nekoná protiprávne
Dôvernosť a anonymita tohto kanála
Tento kanál je navrhnutý tak, aby ste mohli podať oznámenie dôverne a – ak si želáte – zostať v anonymite. Transparentne uvádzame, aké opatrenia prijímame a aké sú technické limity riešenia web-na-e-mail.
Čo naša aplikácia nezhromažďuje ani neukladá:
Žiadnu IP adresu ani spojovacie údaje oznamovateľa v našej aplikácii
Žiadne cookies, žiadne sledovanie ani odtlačky prehliadača na tejto stránke
Žiadny databázový záznam oznámenia na našich webových serveroch; formulár nezapisuje žiadny obsah do databázy
Žiadnu automatizovanú analýzu obsahu tretími stranami (napr. AI spamové či sentimentálne filtre)
Technicky a právne nevyhnutné spracovania, ktoré transparentne uvádzame:
Náš hostingový poskytovateľ (Vercel) krátkodobo spracúva spojovacie údaje v server-loge na doručenie stránky. Tieto logy nie sú compliance funkcii dostupné a po krátkej dobe retencie sa zmažú
Oznámenie sa odovzdáva cez TLS-zabezpečený prenos do schránky compliance funkcie. E-mail nie je end-to-end šifrovaný kanál; metadáta ako časové pečiatky serverov a trasy pošty sú technicky nevyhnutné. Samotný e-mail s oznámením neobsahuje žiadne údaje o oznamovateľovi, pokiaľ ich neuvediete
Po prijatí dokumentuje compliance funkcia prípad v registri s obmedzeným prístupom v súlade s § 11 HinSchG / § 14 HSchG (pozri oddiel 'Postup')
Odporúčania pre obzvlášť citlivé oznámenia:
Prístup na túto stránku cez Tor Browser alebo dôveryhodnú službu VPN
Neuvedenie kontaktného e-mailu – alebo použitie anonymnej jednorazovej adresy (napr. ProtonMail, Tutanota)
Vyhnite sa identifikujúcim výrazom v texte oznámenia, ak nie sú nevyhnutné pre porozumenie
Môžete dobrovoľne uviesť kontaktný e-mail, ak si želáte doplňujúce otázky alebo spätnú väzbu. Inak zostáva vaše oznámenie anonymné; v takom prípade nie je technicky možné zaslať potvrdenie prijatia.
Zodpovednosť a spracovanie
Oznámenia prijíma výhradne compliance funkcia BIO OIL GROUP. Tá je organizačne nezávislá od prevádzkových útvarov, podáva správy priamo vedeniu spoločnosti a podlieha vlastnej povinnosti mlčanlivosti. Okruh oprávnených osôb je menovite stanovený a obmedzený na zákonom požadované minimum. V prípade potreby je angažovaná externá advokátska kancelária, najmä ak sa oznámenia týkajú samotných členov vedenia.
Postup po prijatí oznámenia
Postup zodpovedá zákonným požiadavkám § 17 HinSchG, resp. § 19 HSchG:
Ak ste uviedli kontakt: potvrdenie prijatia do siedmich dní
Posúdenie podstaty a pravdepodobnosti oznámenia compliance funkciou
V prípade potreby dôverné doplňujúce otázky prostredníctvom vami uvedeného kanála
Spätná väzba o výsledku do troch mesiacov, ak bola uvedená možnosť kontaktu
Dokumentácia prípadu v registri s obmedzeným prístupom a archivácia na dobu troch rokov po ukončení konania (§ 11 HinSchG), pokiaľ sa neuplatní dlhšia zákonná lehota uchovávania
Ochrana osobných údajov podľa GDPR
Keď podáte oznámenie prostredníctvom tohto formulára, spracúvame osobné údaje len v rozsahu vyžadovanom zákonom. Táto informácia o ochrane osobných údajov dopĺňa naše všeobecné vyhlásenie o ochrane osobných údajov.
Prevádzkovateľ: BIO OIL GROUP, zastúpená vedením spoločnosti. Úplné kontaktné údaje a adresu nájdete v tiráži.
Spracúvané údaje: Obsah oznámenia (kategória, opis) a – ak dobrovoľne uvediete – vami špecifikovaná kontaktná e-mailová adresa.
Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (právne povinnosti podľa HinSchG, HSchG, LkSG); čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem na integrite a compliance); čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR (súhlas) pri dobrovoľnom uvedení kontaktného e-mailu.
Príjemcovia: Výhradne menovite určení členovia compliance funkcie a v prípade potreby externá advokátska kancelária viazaná mlčanlivosťou. Odovzdanie tretím stranám (napr. orgánom činným v trestnom konaní) prebieha len, ak to vyžaduje zákon alebo ak je to nevyhnutné na uplatnenie právnych nárokov.
Doba uchovávania: Spis prípadu sa uchováva tri roky po ukončení konania v súlade s § 11 HinSchG / § 14 HSchG, najdlhšie do uplynutia zákonných lehôt uchovávania.
Vaše práva: Máte právo na prístup (čl. 15 GDPR), opravu (čl. 16), výmaz (čl. 17), obmedzenie spracúvania (čl. 18), prenosnosť údajov (čl. 20) a námietku (čl. 21). Uplatnenie týchto práv môže byť zákonne obmedzené, ak by tým bola ohrozená ochrana oznamovateľov alebo priebeh konania (§ 8 HinSchG).
Právo na sťažnosť: Máte kedykoľvek právo podať sťažnosť u dozorného úradu pre ochranu osobných údajov, napríklad u Úradu na ochranu osobných údajov SR.
Medzinárodný prenos: Neprebieha žiadny prenos do tretích krajín mimo EÚ/EHP.
Externé oznamovacie orgány
Máte vždy právo oznamovať porušenia aj priamo externým oznamovacím orgánom, napríklad Spolkovému úradu pre spravodlivosť (Nemecko), Spolkovému úradu pre prevenciu a boj proti korupcii (Rakúsko) alebo príslušným úradom jednotlivých členských štátov EÚ. Predchádzajúce interné oznámenie nie je povinné; odporúčame ho však pre rýchlu nápravu.
Podať oznámenie
Opíšte prosím situáciu čo najkonkrétnejšie. Uveďte dátumy, zúčastnené osoby (ak sú známe), lokality a dôkazy, ak ich máte k dispozícii. Čím presnejšie oznámenie, tým lepšie môžeme reagovať.
Otázky k tomuto kanálu alebo postupu smerujte na našu compliance funkciu: compliance@bio-oil.biz