BIO OIL GROUP zobowiązuje się do uczciwości, przejrzystości i zgodności z prawem we wszystkich obszarach działalności. Aby umożliwić poufne zgłaszanie naruszeń, nieprawidłowości i wątpliwości, BIO OIL GROUP prowadzi anonimowy kanał sygnalistów zgodnie z Dyrektywą UE o ochronie sygnalistów (2019/1937), niemiecką ustawą o ochronie sygnalistów (HinSchG) oraz austriacką ustawą o ochronie sygnalistów (HSchG). Sygnaliści korzystają z pełnej ochrony przed działaniami odwetowymi.
Kto może zgłaszać i co można zgłaszać
Kanał jest otwarty dla wszystkich obecnych i byłych pracowników, kandydatów do pracy, dostawców, klientów, partnerów biznesowych oraz innych osób trzecich, które uzyskały istotne informacje w ramach swojej działalności zawodowej. Zgłoszenia mogą dotyczyć w szczególności:
Dyskryminacji, molestowania lub mobbingu w miejscu pracy
Korupcji, łapownictwa, konfliktu interesów lub prania pieniędzy
Naruszeń przepisów BHP, zdrowia lub ochrony środowiska
Naruszeń ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa IT lub poufności
Oszustw księgowych, sprzeniewierzenia lub innych nieprawidłowości finansowych
Naruszeń obowiązków w łańcuchu dostaw, praw człowieka lub zrównoważonego rozwoju
Innych istotnych naruszeń przepisów prawa, regulacji lub naszego Kodeksu postępowania
Ochrona sygnalisty
BIO OIL GROUP gwarantuje pełną ochronę wszystkim sygnalistom działającym w dobrej wierze. Konkretnie oznacza to:
Ścisłą poufność każdego wpływającego zgłoszenia
Zakaz jakichkolwiek działań odwetowych (zwolnienie, przeniesienie, mobbing, blokowanie kariery itp.)
Niezależne rozpatrywanie przez dedykowaną funkcję compliance
Odwrócenie ciężaru dowodu w przypadku podejrzenia odwetu: firma musi udowodnić, że ewentualne pogorszenie sytuacji nie ma związku ze zgłoszeniem
Zgłoszenia nadużywające procedurę są weryfikowane, ale nie będą wykorzystywane przeciwko sygnaliście, o ile sam nie działa bezprawnie
Anonimowość tego kanału
Ten kanał jest zaprojektowany technicznie tak, aby umożliwić w pełni anonimowe zgłoszenie. Gwarantujemy:
Brak przechowywania Państwa adresu IP ani innych danych połączenia
Brak plików cookie i śledzenia odcisków przeglądarki na tej stronie
Brak przechowywania zgłoszenia w bazie danych – wiadomość jest przekazywana wyłącznie zaszyfrowaną wiadomością e-mail do naszej funkcji compliance
Brak zautomatyzowanej analizy treści przez podmioty trzecie (filtry spamu AI itp.)
Mogą Państwo dobrowolnie podać kontaktowy adres e-mail, jeśli życzą sobie pytań uzupełniających lub informacji zwrotnej – w przeciwnym razie zgłoszenie pozostaje w pełni anonimowe
Uwaga: jeśli nie podadzą Państwo żadnej możliwości kontaktu, technicznie nie jest możliwe wysłanie potwierdzenia ani informacji zwrotnej
Procedura po otrzymaniu zgłoszenia
Wpływające zgłoszenia są obsługiwane wyłącznie przez niewielką, przeszkoloną grupę osób w ramach funkcji compliance. Procedura jest zgodna z wymogami ustawowymi:
Jeśli podali Państwo kontakt: potwierdzenie wpłynięcia w ciągu siedmiu dni
Sprawdzenie zgłoszenia pod kątem zasadności i wiarygodności
W razie potrzeby poufne pytania uzupełniające za pośrednictwem podanego kanału
Wszczęcie odpowiednich działań następczych (wewnętrzne dochodzenie, środki naprawcze, przekazanie organom zewnętrznym)
Informacja zwrotna o wyniku w ciągu trzech miesięcy, o ile podano możliwość kontaktu
Dokumentacja sprawy zgodnie z ustawowymi okresami przechowywania, przy zachowaniu poufności
Zewnętrzne organy zgłoszeniowe
Mają Państwo zawsze prawo zgłaszać naruszenia również bezpośrednio do zewnętrznych organów zgłoszeniowych, na przykład do Federalnego Urzędu Sprawiedliwości (Niemcy), Federalnego Urzędu ds. Zapobiegania i Zwalczania Korupcji (Austria) lub właściwych organów państw członkowskich UE. Wcześniejsze zgłoszenie wewnętrzne nie jest wymagane; zalecamy je jednak, aby umożliwić szybkie podjęcie działań.
Złóż zgłoszenie
Prosimy o jak najbardziej konkretny opis sytuacji. Należy podać daty, osoby zaangażowane (jeśli są znane), lokalizacje oraz dostępne dowody. Im bardziej precyzyjne zgłoszenie, tym lepiej możemy zareagować.
Pytania dotyczące tego kanału lub procedury prosimy kierować do naszej funkcji compliance: compliance@bio-oil.biz